Descubre las mejores estrategias para elegir, implicar y preparar a los ponentes de tus tus eventos híbridos y virtuales.
Los ponentes pueden hacer que tu evento tenga un éxito rotundo o sea un verdadero fracaso. Los oradores que no consiguen llegar a la audiencia pueden arruinar la ocasión, haciendo que el público se aleje y abandone el evento con una mala impresión. Por el contrario, los grandes oradores pueden hacer que el evento sea memorable, deje huella en la mente de los asistentes y aumente la reputación del evento.
Incluso los mejores ponentes necesitan estar familiarizados con su público, sus necesidades y sus objetivos. Además, el impacto global de un buen ponente no debe limitarse a su intervención, es un activo del que hay que sacar partido.
Para abordar algunas de estas cuestiones, a continuación exponemos algunas de las mejores prácticas y consejos.
Qué hay que tener en cuenta para elegir ponentes para tus eventos
En la primera fase de la búsqueda de ponentes, ten en cuenta tu misión y tus objetivos. La misión general de tu evento determinará los temas que se tratarán, lo que a su vez determinará la búsqueda de ponentes expertos en ese campo.
Además, la naturaleza de tu evento influirá en el estilo de sus oradores, ya sea un orador educativo o motivacional.
En una segunda fase, cuando se trata de la búsqueda de oradores, la creación de redes resulta vital. De hecho, muchos conferenciantes profesionales están activos en LinkedIn y promueven sus funciones de orador en diferentes eventos. Una vez que hayas encontrado a un ponente concreto, asegúrate de revisar a fondo su perfil de trabajo, su experiencia y sus eventos anteriores. Además, puedes utilizar las comunidades en línea para establecer contactos y encontrar ponentes con los que hayan trabajado compañeros del sector y que recomienden.
Después de hacer una investigación inicial y preseleccionar a los mejores ponentes, asegúrate de profundizar en el contenido que están creando, revisa sus valores y objetivos empresariales y mira algunos de sus eventos recientes.
Recuerda que los ponentes de tu evento son la cara pública de tu organización. Por ejemplo, para garantizar la diversidad y la inclusión en tus eventos, el cartel de ponentes debe ser diverso y equilibrado.
Cuando empieces a hacer la búsqueda, organiza una reunión para discutir y entender si los objetivos y la experiencia de tus ponentes encajan en la narrativa general de tu evento y en la sesión o el panel específico.
En ese planteamiento, ten siempre en cuenta a los asistentes. Pregunta por las valiosas ideas, experiencias, consejos y trucos que el ponente puede aportar.
Además, considera la posibilidad de buscar rasgos o personalidades únicas de los ponentes que los hagan diferentes. Tanto si se trata de un estilo de presentación divertido como de una narración increíble, busca habilidades poco comunes que atraigan la atención y el interés del público.
Cómo preparar a los ponentes para que su participación sea un éxito.
Desde el momento en que elijas a tus ponentes, empieza a prepararlos para el día del evento. Como ya hemos dicho, incluso antes de elegir a los ponentes, debes familiarizarlos con la narrativa general de tu evento.
En cuanto a los detalles, envía a los ponentes un esquema claro sobre el tiempo que tienen para hablar, las sesiones que vienen antes y después, y el tiempo asignado para las preguntas y respuestas con el público.
Y, sobre todo, organiza ensayos en los que presentes a los distintos ponentes y anfitriones. Los ensayos son esenciales en los eventos virtuales, ya que permiten a los productores evaluar la cámara, el micrófono, la iluminación y la conexión a Internet del orador. De este modo, pueden detectar posibles problemas y resolverlos antes de que sea demasiado tarde. Además, los ensayos permiten a los oradores y a los organizadores conocer mejor los tiempos.
Implica a los ponentes como embajadores de tu evento.
Por un lado, intenta convertir a tus ponentes en tus embajadores para facilitar la promoción del evento. Por ejemplo, considera la posibilidad de crear un paquete promocional para ponentes con material de marketing. Esto puede incluir un texto para las publicaciones en las redes sociales, hashtags específicos a seguir e imágenes adaptadas a cada ponente del evento. También puedes diseñar una imagen promocional de tu evento que incluya el programa completo para enviarla a todos los ponentes. Al promocionar todas las sesiones y el programa del evento, cada ponente dará a conocer su sesión, pero también la marca del evento, e impulsará la asistencia para toda la ocasión.
Implicar a los ponentes para que impulsen la asistencia a tu evento. Los ponentes de los eventos tienen su propio público y pueden ser uno de los activos más poderosos para que los responsables de marketing ofrezcan eventos con buena asistencia y éxito.
Pero la relación entre el organizador del evento y el ponente no es unilateral. Ambas partes deben tratarla como una relación en la que todos salgan ganando, ya que la mayoría de los ponentes también quieren apuntalar sus marcas y darlas a conocer.
Integra a los ponentes en tus acciones de marketing y comunicación
Por otra parte, los ponentes también deben ocupar un lugar central en sus comunicaciones de marketing. Como mínimo, incluye a los ponentes de forma destacada en la página web de tu evento, con sus biografías y perfiles en las redes sociales. Además, preséntalos en tus redes sociales, con publicaciones que destaquen a cada ponente y cubran su experiencia y el valor que aportan al evento. Aprovecha también el poder del vídeo para acciones de marketing, pidiendo a los ponentes que graben un vídeo previo al evento solicitando la inscripción.
Por último, como mejor práctica, asegúrate de que una persona de tu equipo actúe como enlace. Debe comunicarse con los ponentes durante todo el proceso de planificación, estableciendo relaciones sólidas y respondiendo a las necesidades específicas en cualquier momento. De este modo, los ponentes se comprometerán con la promoción del evento y contribuirán a su éxito.
Y por último es importante realizar una encuesta al final del evento para medir y analizar la eficacia de los ponentes y así saber si debes o no contar con ellos para el futuro.
